7 Best Practices für effektives Projektmanagement
Das Management eines Projekts kann entmutigend sein. Ob es sich um Ihre Hochzeit handelt, die Entwicklung einer neuen Webseite oder die Planung Ihres Traumhauses am Meer, in jedem Fall müssen Sie Projektmanagement-Techniken für Ihren Erfolg einsetzen. In diesem Artikel werden die 7 Best Practices des Gutes Projektmanagements zusammengefasst, die Ihnen helfen können, um bei jedem Projekt erfolgreich zu sein.
- Definieren Sie Umfang und Ziele
Erstens: Verstehen Sie die Projektziele. Angenommen, Ihr Chef bittet Sie, eine Bilder-Ausstellung zu organisieren – ist das Ziel, dass so viele Bilder wie möglich ausgestellt werden? Oder ist das Ziel, das lokale Firmenimage zu verbessern? Die Entscheidung über die tatsächlichen Ziele hilft Ihnen das Projekt zu planen.
Der Umfang definiert die Grenzen des Projekts. Ist das Einwerben von Sponsorengeldern für die Ausstellung im Projektumfang enthalten? Oder ist dies nicht Bestandteil? Die Entscheidung, was im oder außerhalb des Projektumfangs liegt, bestimmt die Menge an Arbeit, welche durchgeführt werden muss.
- Legen Sie die Projekt-Ergebnisse fest
Sie müssen definieren, welche Ergebnisse durch das Projekt erreicht werden sollen. Wenn das Projekt eine Werbekampagne für eine neue Tafel Schokolade ist, ist möglicherweise ein zu erreichendes Ergebnis die Druckvorlage für die Werbung. Also entscheiden Sie, welche konkreten Ergebnisse geliefert werden sollen. Dokumentieren Sie diese detailliert genug, damit jemand anderer in der Lage ist, sie richtig und effektiv produzieren zu können.
Die „Schlüssel-Stakeholder“ – also die wichtigen, von den Projektergebnissen betroffenen Personen – müssen die Definition der zu erbringenden Leistungen überprüfen und müssen zustimmen, dass diese genau das darstellen, was geliefert werden muss.
- Planen Sie das Projekt genau
Planung erfordert, dass der Projektleiter entscheidet, welche Mitarbeiter, Ressourcen und Budgets erforderlich sind, um das Projekt durchzuführen.
Sie müssen definieren, welche Aktivitäten erforderlich sind, um die Ziele zu erreichen. Dazu verwenden sie Techniken wie Projektstrukturpläne. Schätzen Sie die Zeit und den Aufwand für jede Aktivität ab, zeigen Sie Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten auf und erstellen Sie einen realistischen Terminplan mit den jeweiligen Durchführungsdauern. Beziehen Sie das Projektteam in die Schätzungen mit ein. Setzen Sie Meilensteine, die kritische Termine während des Projekts darstellen. Schreiben Sie dies in den Projektplan. Lassen Sie die „Schlüssel-Stakeholder“ den Plan überprüfen und diesem zustimmen.
- Setzen Sie eine funktionierende Kommunikation auf
Projektpläne sind nutzlos, wenn sie dem Projekt-Team nicht effektiv mitgeteilt werden. Jedes Teammitglied muss seine Verantwortung kennen und wissen, was seine Aufgaben im Projekt sind. Sie müssen das Problem vermeiden, dass ein Mitglied des Teams andere Aktivitäten als wichtiger einstuft als diese, die ihm vom Projektmanager zugewiesenen wurden.
- Verfolgen Sie den Projektfortschritt und berichten Sie hierüber
Sobald Ihr Projekt im Gange ist, müssen Sie den tatsächlichen Fortschritt beobachten und mit dem geplanten Fortschritt vergleichen. Sie benötigen Fortschrittsberichte von Mitgliedern des Projektteams. Sie sollten Abweichungen zwischen den tatsächlichen und geplanten Kosten, Zeitplan und Umfang etc. festhalten. Melden Sie Ihren Managern und Stakeholdern Abweichungen um zu entscheiden, welche Korrekturmaßnahmen ergriffen werden müssen, wenn die Abweichungen zu groß werden.
Sie können den Plan in vielerlei Hinsicht justieren, um das Projekt wieder zurück in die Spur zu bringen, aber Sie werden am Ende immer mit den Kosten, dem Projektumfang und dem Zeitplan jonglieren. Wenn der Projektmanager eine dieser Größen ändert, dann ändert sich zwangsläufig mindestens eine der beiden anderen Größen. Dieses sogenannte „Magische Dreieck“ der Projektzielsetzungen aus Kosten, Zeit und Qualität / Projektumfang verursacht dem Projektmanager die meisten Kopfschmerzen!
- Setzen Sie ein umfassendes Risikomanagement auf
Risiken sind Ereignisse, die sich negativ auf die Ergebnisse des Projekts auswirken. Ich habe an Projekten gearbeitet, die unter anderem die folgenden Risiken enthielten: Mitarbeiter ohne ausreichende Fähigkeiten, um die geforderte Arbeit verrichten zu können; Hardware, die nicht pünktlich geliefert wurde; Projektauftraggeber, die Ihre Zielsetzungen ändern; Stakeholder, die versuchen, durch Zurückhalten von Informationen das Projekt “abzuschießen” und viele andere. Risiken sind für jedes Projekt anders, aber die Hauptrisiken für ein Projekt müssen so schnell wie möglich erkannt werden. Pläne müssen erstellt werden, um Risiken zu vermeiden, oder, wenn das Risiko nicht zu vermeiden ist, um das Risiko zu verringern oder dessen Auswirkungen zu verringern, wenn es auftritt . Dies wird als Risikomanagement bezeichnet.
Sie können und müssen nicht alle Risiken managen. Es gibt zu viele und nicht alle Risiken haben die gleiche Wirkung. Daher müssen soweit möglich alle Risiken identifiziert werden und die Wahrscheinlichkeit für jedes Risiko abgeschätzt werden, ob das Risiko auftritt (1 = nicht wahrscheinlich , 2 = vielleicht wahrscheinlich , 3 = sehr wahrscheinlich). Schätzen Sie zudem die Auswirkungen eines Risikos auf das Projekt ab ( 1 – schwach , 2 – mittel, 3 – hoch), dann multiplizieren Sie die beiden Zahlen, um einen Risikofaktor zu erhalten. Hohe Risikofaktoren zeigen die schwersten Risiken. Behalten Sie die zehn Risiken mit den höchsten Risikofaktoren ständig im Auge. Überprüfen Sie die Risiken ständig und suchen nach neuen Risiken, weil sich die Situation zu jeder Zeit ändern kann.
Das ineffektive Management von Risiken ist ein häufiger Grund, warum Projekte scheitern .
- Erstellen Sie eine Close Out-Checkliste
Schließlich erstellen Sie eine sehr gründliche Close Out-Checkliste sobald das Projekt abgeschlossen ist. Improvisieren Sie nicht beim Erstellen der Checkliste. Stellen Sie sicher, dass alles in Ordnung ist, d.h. vom Projektauftraggeber abgenommen und dokumentiert. Stellen Sie sicher, dass alle Leistungen erfolgt sind und alle Aufgaben abgeschlossen sind, dass alle Dokumente vorhanden sind und alle Tests gemacht wurden, etc. Eine gute Checkliste, die frühzeitig zusammengestellt wurde und nach Bedarf überarbeitet wird, ist das A und O des Projektmanagements.
Zusammenfassung
Mit diesen Best Practices haben Sie nicht garantiert den Schlüssel zum Erfolg jedes Projektes, aber sie bieten eine bessere Chance auf Erfolg. Die Nichtausübung von diesen Best Practices führt fast sicher zum Scheitern des Projekts. Die Quelle dieses Blogartikels ist Projectsmart.
