Top 10 Management Tools 2015

Autor: Prof. Dr. Augenstein Februar 25, 2015 0 Kommentare

Was sind eigentlich Management Tools? Das ist eine gute Frage. Oft werden Management Tools als Instrumente verstanden, welche von Führungskräften in Unternehmen verwendet werden um Leistungen zu verbessern, die Produktivität zu steigern, Kosten zu senken, Ziele zu erreichen, Projekte erfolgreich durchzuführen, etc. Die Unternehmensberatung Bain & Company führt alle zwei Jahre eine Studie durch. Hier werden Top-Manager aus Unternehmen weltweit aufgefordert, die aus ihrer Sicht wichtigsten Management Tools zu nennen. Auch aus dem Arbeitsalltag des Autors als Consultant und Wissenschaftler kristallisieren sich hier wichtige Werkzeuge heraus.

Doch können diese Instrumente nur von Führungskräften oder Consultants verwendet werden? Nein! Jeder kann solche Tools verwenden, dazu ist allerdings eine strukturierte Anleitung zur Vorgehensweise notwendig. Die Conmethos GmbH stellt daher verschiedene Management Tools zu Verfügung. Diese sind einfach zu bedienende Anwendungen, in denen das Wissen der Consultants aus vielen Beratungsprojekten gebündelt ist. Somit kann man das Wissen einfach nutzen ohne teure Consultants zu engagieren. Phase für Phase und Schritt für Schritt ist ein strukturiertes Vorgehen im Rahmen eines Projektes gewährleistet. Im folgenden Artikel haben wir unsere persönliche Top Ten Liste verschiedener Tools erstellt, welche von Consultants und Führungskräften der größten Unternehmen weltweit verwendet werden. Die genannten Tools und deren Beschreibung basieren auf der oben genannten Bain & Company Studie.

Strategisches Management

Das Strategische Management ist der wichtigste Prozess im Unternehmen, da es die Basis für alle unternehmerischen Entscheidungen darstellt. Studien zeigen aber, dass dieser Prozess in den Unternehmen in vielen Fällen nicht zum gewünschten Ergebnis führt. Mehr als 80% aller Unternehmen leiden unter der schlechten Implementierung von Strategien. Organisationen können in der Regel nur 60% ihres strategischen Potentials nutzen, weil Fehler in der Planung und Umsetzung der Strategien gemacht werden. Wichtig ist daher ein strukturiertes Vorgehen.

Das Strategische Management wird insbesondere dann eingesetzt, wenn Unternehmen oder Unternehmensbereiche aufgebaut werden oder gravierende Veränderungen zu einer Neuausrichtung zwingen. Dies können z.B. die folgenden Situationen sein:

Neugründung eines Unternehmens oder eines Unternehmensbereichs
Neuausrichtung von Unternehmen vor geplanten oder nach erfolgten Zusammenschlüssen
Neue Wettbewerber, die den angestammten Markt eines Unternehmens bedrohen
Neue Technologien, die neue Märkte eröffnen oder bestehende Märkte revolutionieren
Neue Kundenanforderungen, die sich in den Märkten des Unternehmens herausgebildet haben

Die grundsätzlichen Zielsetzungen sind:

Ziele zu entwickeln, die ein Unternehmen / eine Organisation erreichen soll, um langfristig bestehen zu können
Die Unternehmensumwelt fundiert und systematisch zu analysieren, um feststellen zu können, ob die definierten Ziele die richtigen sind und um Fallstricke auf dem Weg zur Erreichung der Ziele zu identifizieren
Den Weg des Unternehmens / der Organisation zur Erreichung der Ziele zu beschreiben, also eine Strategie zur Erreichung der Ziele zu entwickeln und somit auch das Unternehmen / die Organisation als Ganzes weiter zu entwickeln
Die Umsetzung der entwickelten Strategien im Unternehmens / in der Organisation sicherstellen, dass auch im Tagesgeschäft das Handeln sich an den definierten Zielen und den entwickelten Strategien ausrichtet.

Damit jeder dieses wichtige Instrument nutzen kann, hat die Conmethos Gmbh ein Strategisches Management Tool entwickelt.

Ein weiterer zentraler Aspekt ist die Strategische Planung. Dies ist ein umfassendes Verfahren um zu bestimmen, welche Ziele ein Unternehmen in der Zukunft erreichen will und wie diese am besten erreicht werden können. Es wird das volle Potenzial eines Unternehmens ausgewertet und ermittelt, welche Aktionen und Ressourcen erforderlich sind, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Strategische Planung bietet einen systematischen Prozess, um die wichtigsten Fragen, mit welchen sich das Management auseinandersetzen wird, zu stellen und zu beantworten.

Customer Relationship Management (CRM)

Customer Relationship Management (CRM) ist ein Prozess, welchen Unternehmen nutzen, um ihre Kunden besser zu verstehen, um schneller reagieren zu können und um Angebote persönlicher zu gestalten und somit genauer an jeden einzelnen Kunden anzupassen. CRM-Technologien ermöglichen es, große Mengen an Daten der Kunden zu sammeln und zu verwalten, um letztlich mit den gesammelten Informationen neue Strategien zu entwickeln. Die so gewonnenen Daten helfen Unternehmen, bestimmte Probleme mit Kunden zu lösen und sich immer mehr auf den Kunden anzupassen. CRM-Daten bieten außerdem wichtige neue Einblicke in die Bedürfnisse und Verhaltensweisen der Kunden, so dass Produkte gezielt auf bestimmte Kundensegmente ausgerichtet werden können. Des Weiteren helfen die Informationen über CRM bei wichtigen Marketing-Funktionen und bei der Entwicklung neuer Produkte.

Projektmanagement

Projektmanagement wird schon seit Jahrtausenden praktiziert und wird für die Unternehmen immer wichtiger. Projektmanagement ist die Anwendung von Prozessen, Methoden, Wissen, Fähigkeiten und Erfahrung, um die Projektziele zu erreichen.
Ein Projekt ist ein einzigartiges, vorübergehendes Unterfangen, in welchem sich die Projektmanager verpflichten, die geplanten Ziele zu erreichen, welche im Hinblick auf Leistung, Ergebnisse oder Nutzen gemessen werden können. Ein Projekt wird in der Regel als Erfolg eingestuft wenn die Ziele innerhalb eines vereinbarten Zeitrahmens und Budgets erreicht wurden.

Tools wie beispielsweise das Projektmanagement Tool von Conmethos setzten folgende Ziele:

Eine strukturierte Herangehensweise an Projektmanagementprobleme
Einen Rahmen für Projektmanagement innerhalb eines Unternehmens
Tools, Techniken und Vorlagen für die praktische Anwendung

Benchmarking

Benchmarking verbessert die Leistung durch die Ermittlung und Anwendung von „Best Practices“ in Unternehmen. Manager vergleichen die Leistung ihrer Produkte, Prozesse, Funktionsbereiche oder Verfahren mit Wettbewerbern, Best-in-Class-Unternehmen und intern mit anderen Abteilungen im eigenen Unternehmen, die ähnliche Aktivitäten durchführen. Ziel des Benchmarkings ist es, Beispiele für überlegene Leistung zu finden und die zugehörigen Prozesse und Verfahrensweisen zu verstehen und dann im eigenen Unternehmen oder Wirkungsbereich umzusetzen. Unternehmen verbessern somit ihre eigene Leistung durch die Integration dieser Best Practices in den eigenen Wirkungsbereich.

Die am häufigsten verwendeten Typen des Benchmarkings sind:

Internal Benchmarking (Der Vergleich verschiedener Abteilungen innerhalb desselben Unternehmens)
Competitive Benchmarking (Der Vergleich mit einem Wettbewerber innerhalb der gleichen Branche)
Functional Benchmarking (Der Vergleich einer bestimmten Abteilung z.B Logistik mit einem Unternehmen welche diese Aktivität als Hauptaktivität ausübt z.B. einem Logistikunternehmen)
Generic Benchmarking (Der Vergleich völlig verschiedener Unternehmen, z.B von Southwest Airlines mit einem Indy 500 Team)

Balanced Scorecard

Eine Balanced Scorecard definiert, was die „Kritischen Erfolgsfaktoren“ eines Unternehmens sind. Die Balanced Scorecard übersetzt dabei Mission, Vision und Strategie eines Unternehmens in diese Erfolgsfaktoren. Dabei wird gemessen, ob das Management diese Erfolgsfaktoren in dem gewünschten Umfang erreicht. Beispiel: Aus der Strategie lässt sich als Kritischer Erfolgsfaktor eine sehr hohe Kundenzufriedenheit für ein Unternehmen ableiten. Die Maßgröße, mit der dies gemessen wird, ist z.B. der Prozentsatz der Stammkunden an den Gesamtkunden. Als Zielgröße wird hier ein Prozentsatz von 75% festgelegt. Momentan erreicht das Unternehmen nur 71%, daher werden Maßnahmen ergriffen wie z.B. eine Service-Hotline einzurichten, welche die Erreichung des gewünschten Wertes sicherstellen soll.

Die Kritischen Erfolgsfaktoren werden in der Regel in vier Perspektiven angeordnet (nachfolgend mit einigen Beispielen für zugehörige Kennzahlen):

Finanzen(Umsatz, Ergebnis, Kapitalrendite, Cashflow)
Kundenwertentwicklung(Marktanteil, Kundenzufriedenheit Maßnahmen, Kundenbindung)
Prozessverbesserung (Produktivität, Fehlerraten, Durchlaufzeiten)
Innovationsleistung(Umsatz der neuen Produkte gemessen am Gesamtumsatz) und Mitarbeiterleistung(Moral, Wissen, Umsatz, Einsatz der bestenPraktiken)

Kostenmanagement und Gemeinkostenwertanalyse

Die Gemeinkostenwertanalyse (GWA) wurde erstmalig umfassend in den 1980er Jahren von der Unternehmensberatung McKinsey in der betrieblichen Praxis eingesetzt. In vielen Unternehmen aller Größenordnungen hat sich diese Methode insbesondere zur Identifizierung und Umsetzung von Kostensenkungsmaßnahmen bewährt. Sie findet in der Zwischenzeit ihren Niederschlag in zahlreicher einschlägiger Literatur.

Wie der Name besagt werden die Gemeinkosten einer Unternehmung – also typischerweise die Verwaltungskosten – auf den Prüfstand gestellt. Die Analyse der Gemeinkosten erfolgt insbesondere unter dem Aspekt, welchen Wert die im Gemeinkostenbereich erbrachten Leistungen – z.B. die Erstellung eines Berichts – für den Leistungsempfänger darstellt. Auf dieser Analyse aufbauend erfolgt dann die Ableitung von Kosteneinsparungsmaßnahmen.

Die grundsätzlichen Zielsetzungen des Kostenmanagements sind:

Die Schaffung von Transparenz über Leistungen, die im Gemeinkosten-/“Overhead“-Bereich erstellt werden
Die Ermittlung des Wertes dieser Leistungen beim Leistungsempfänger
Die Identifizierung und Erschließung von Kosteneinspar-Potenzial

Outsourcing

Beim Outsourcing nutzt ein Unternehmen ein anderes Unternehmen, welches Sekundäraktivitäten effizienter oder kostengünstiger durchführen kann. Somit kann sich das Unternehmen auf seine Kernkompetenzen konzentrieren. Viele Unternehmen erkennen, dass Outsourcing die Kosten senkt und die Leistung der Aktivität verbessert. Dritte, die auf eine bestimmte Aktivität spezialisiert sind, können diese wahrscheinlich auch kostengünstiger und effektiver ausführen, da ihr Fokus vollkommen auf diese Aktivität ausgerichtet ist. Durch Outsourcing kann ein Unternehmen in allen Geschäftsaktivitäten auf dem neuesten Stand der Technik sein, ohne jede Aktivität mit einer internen Abteilung bewältigen zu müssen.

Aktivitäten welche häufig nach Außen verlagert werden sind:

Logistik
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Buchhaltung
IT

Change Management

Erfolgslose Projekte scheitern oft an den „weichen“ Faktoren. Die Gestaltung von Veränderungen kann aber methodisch sehr gut unterstützt werden. Change Management Programme ermöglichen es den Unternehmen, Veränderungen im Unternehmen möglichst störungsfrei umzusetzen. Diese beinhaltet die Analyse der von Veränderungen betroffenen Personen(kreisen), Ausarbeitung von Kommunikationsplänen, Aufsetzen von Qualifizierungsmaßnahmen etc. Ein Change Management Programm minimiert daher auch Risiken und überwacht Fortschritte auf dem Weg der Veränderung.

Supply Chain Management

Supply Chain Management synchronisiert die Aktivitäten aller Lieferanten, Hersteller, Distributoren, Händler, Kunden und aller anderen Beteiligten an der Erfüllung der Kundenbedürfnisse. Supply Chain Management ist eine Technik, welche einen nahtlosen Austausch von Informationen, Waren und Dienstleistungen über Organisationsgrenzen hinweg ermöglicht. Dadurch entstehen viel engere Beziehungen zwischen allen Beteiligten was ermöglicht, dass die richtigen Produkte zur richtigen Zeit an die richtigen Stellen für die richtigen Kosten geliefert werden. Ziel ist es, eine solche starke Bindung der Kommunikation und des Vertrauens zwischen allen Parteien herzustellen, dass die ganze Organisation tatsächlich als eine einzige Einheit funktioniert, darauf ausgerichtet, Geschäftsprozesse zu optimieren und Kundenzufriedenheit zu erreichen.

Mission und Vision Statements

Ein Mission Statement legt die Geschäftstätigkeit des Unternehmens, die Ziele und Vorgehensweise, um diese Ziele zu erreichen, fest. Ein Vision Statement beschreibt die gewünschte zukünftige Lage des Unternehmens. Elemente des Mission und Vision Statements werden häufig kombiniert, um eine Erklärung der Unternehmenszwecke, Ziele und Werte zu schaffen. Manchmal werden jedoch die beiden Begriffe wie Synonyme verwendet.

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Weite Informationen zu Management Tools finden Sie unter www.conmethos.com