Geschäftsprozess-Optimierung – ein wichtiges Instrument im Kostenmanagement

Die Optimierung von Geschäftsprozessen ist ein wichtiges Instrument im Kostenmanagement. Kann eine Optimierung grundsätzlich nach den drei Kriterien Zeit, Kosten und Qualität erfolgen, so spielt natürlich im Rahmen eines Projektes zur Kostensenkung insbesondere der Aspekt der Kosten eines Prozesses die Hauptrolle.

Das wesentliche Charakteristikum von Geschäftsprozessen ist, dass Beteiligte aus mehr als einem betrieblichen Bereich Teilschritte des Geschäftsprozesses ausführen. Optimierungspotenzial liegt insbesondere in der Eliminierung oder optimaleren Gestaltung von Schnittstellen im Prozess, in der Parallelisierung von Aufgaben und in der Automatisierung von Prozessschritten.

In der Regel laufen in einem Unternehmen mehrere hundert Geschäftsprozesse. Auch im Overhead-Bereich können daher im Rahmen eines Kostenmanagement Projektes nicht alle Geschäftsprozesse aufgenommen und analysiert werden. Die wichtigsten Prozesse des Untersuchungsumfangs können aber identifiziert werden. Kriterien, die für die Aufnahme eines Geschäftsprozesses in den Untersuchungsumfang sprechen, sind z.B.

  • Ressourcenbindung
  • Große Anzahl an Beteiligten und damit hoher Koordinationsaufwand und Fehleranfälligkeit
  • Beeinflussung des Geschäftserfolgs

Beispiele für Geschäftsprozesse sind:

Geschäftsprozess Beteiligte
Procurement-to-payment (Von der Bestellung bis zur Bezahlung) Einkauf, bestellender Bereich, Rechnungsprüfung, Buchhaltung
Erstellen Ausgangsrechnung Vertrieb, Buchhaltung
Bearbeitung einer eingehenden Bewerbung Personalabteilung, personalsuchender Bereich, Bewerber

 

Die Auswahl der Geschäftsprozesse für das Kostensenkungs-Projekt sollte im Teilprojektleiter-Kreis unter Beteiligung des Projektsponsors erfolgen. Erfassen Sie die aufzunehmenden Geschäftsprozesse. Identifizieren Sie dabei jeweils einen Prozessverantwortlichen, in der Regel derjenige, der für den Erfolg des Prozesses bzw. den Prozess-“Output“ verantwortlich ist. Eine Vorlage hierfür aus unserem Kostenmanagement Tool sieht wie folgt aus:

Auswahl der Geschäftsprozesse für das Kostensenkungs-Projekt

Die Geschäftsprozesse werden dann durch das Projektteam aufgenommen. Die Darstellung sollte dabei möglichst einfach und unter Verwendung vorhandener und einfach zu handhabender Werkzeuge erfolgen.

Falls Sie nicht sehr versiert sind in der Anwendung eines Werkzeugs zur Aufnahme von Geschäftsprozessen wie z.B. MS-Visio ® oder ARIS ®,  schlagen wir die Verwendung eines auf MS-Excel basierten Templates zur Prozessaufnahme vor. (MS-Visio ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation; ARIS ist ein eingetragenes Warenzeichen der Software AG.). Eine solche in unserem entsprechenden Management Tool enthaltene Vorlage sieht wie folgt aus:

Prozessaufnahme

Die aufzunehmenden Geschäftsprozesse sind nun hinsichtlich des Optimierungspotenzials zu analysieren. Vereinbaren Sie hierfür mit den Prozessverantwortlichen Interviewtermine. Sprechen Sie hier die Prozesse durch. Diskutieren Sie die Fragestellung, wo Schwachstellen in den Geschäftsprozessen liegen und was die Ursachen hierfür sind:

  • unklare Verantwortlichkeiten
  • fehlende Informationen
  • zu wenig / keine EDV-Systemunterstützung
  • mangelnde Kommunikation

Diskutieren Sie im Anschluss Handlungsoptionen zur Erschließung von Verbesserungspotenzialen. Berücksichtigen Sie neben den Handlungsoptionen insbesondere die folgenden Optimierungsweisen:

  • Automatisierung von Prozessschritten zur Kostenreduzierung und Qualitätsverbesserung
  • Reduzierung der Schnittstellen zur Komplexitätsreduzierung und damit zur Kostenreduzierung
  • Reduzierung von Schleifen im Prozess zur Kostenreduzierung
  • Reduzierung von Alternativen / Verzweigungen im Prozess zur Komplexitäts-/ Kostenreduzierung
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