Kostensenkung im Unternehmen – die Leistungsempfänger entscheiden über den Wert von „Overhead“-Aktivitäten

Kostensenkung im Unternehmen–die Leistungsempfänger entscheiden über den Wert von Overhead-Aktivitäten

Viele Leistungen, die in den „Overhead“-Bereichen von Unternehmen erstellt werden, sind wertlos: Berichte, die keiner liest, Kontrollen, die keiner benötigt oder die doppelt ausgeführt werden, Informationen, die in diesem Detaillierungsgrad nicht benötigt werden usw. usw.

Um diesen wertlosen Services auf die Spur zu kommen, müssen die Empfänger dieser Leistungen befragt werden – das können Unternehmens-Interne, aber auch –Externe sein.

Zunächst müssen im Kostenmanagement also die Leistungsempfänger identifiziert werden. Grundlage ist hierfür eine Ist-Aufnahme der erstellten Leistungen und eine Nennung des jeweiligen Leistungsempfängers. Dann kann für jeden in der Ist-Aufnahme identifizierten Leistungsempfänger ein Beurteilungs-Fragebogen erstellt werden. Hier werden die Leistungsempfänger hinsichtlich des Mehrwertes der empfangenen Leistung befragt. Nachfolgend sehen Sie einen solchen Fragebogen wie er im Kostenmanagement Tool der Conmethos enthalten ist.

Kostenmanagement Beurteilung der Leistung durch den Leistungsempfänger

Die Leistung wird vom Leistungsempfänger beurteilt. Beurteilungskriterien sind:

  • Notwendigkeit
  • Häufigkeit
  • Qualität
  • Aktualität

Parameter für die Beurteilung können sein:

Notwendigkeit:

1 – unbedingt notwendig

2 – sehr hilfreich

3 – hilfreich

4 – nice-to-have

5 – unnötig

Häufigkeit:

1 – müsste häufiger kommen

2 – öfter wäre gut

3 – passt

4 – weniger oft

5 – viel zu oft

Qualität:

1 – sehr gut

2 – gut

3 – befriedigend

4 – schlecht

5 – sehr schlecht

Aktualität:

1 – top-aktuell

2 – aktuell

3 – geht noch

4 – zu spät

5 – viel zu spät

 

Die Leistungsempfänger können zudem interviewt werden. So könnte ein entsprechender Interviewleitfaden aussehen:

– Notwendigkeit

  • Bei unnötigen oder „nice-to-have“ Leistungen: Könnten diese sofort wegfallen oder welche Voraussetzungen müssten erfüllt sein, damit ein Wegfall erfolgen kann?
  • Ist die Leistung auch in einer anderen Form denkbar, die weniger aufwändig ist? (Beispiel: statt manuell erstellter und formatierter Bericht in Excel Verwendung einer Standardauswertung aus SAP)
  • Bei „Unbedingt notwendig“ oder „sehr hilfreich“: Worin besteht der Nutzen? Wieso besteht eine solche Einschränkung, wenn die Leistung entfiele?

– Häufigkeit:

  • Wie würde sich die eigene Arbeit verbessern, wenn die Leistung öfter empfangen würde?
  • Bei weniger häufig: Was wäre eine geeignete Frequenz?

– Qualität

  • Welcher Nachbearbeitungsaufwand entsteht? Wie könnte dieser vermindert werden?
  • Welche Fehler stecken in der Leistung? Wie könnten diese eliminiert werden?

– Aktualität:

  • Was wäre der ideale Zeitpunkt für die Leistung?
  • Wieso ist die Aktualität wichtig?

– Welche alternativen Leistungen sieht der Leistungsempfänger, die den Mehrwert der diskutierten Leistung schmälern oder diese gar überflüssig machen?

– Kosten:

  • Welchen Mehrwert sieht der Leistungsempfänger?
  • Wie kommt er auf den Betrag, den er bereit wäre, für die Leistung zu bezahlen?
  • Wieso will er nicht mehr bezahlen?

– Verbesserungsideen

  • Welche existieren bereits?
  • Wie können diese umgesetzt werden?

Grundsätzlich ergeben sich unter anderem die folgenden Handlungsoptionen:

Der Leistungsempfänger … → Handlungsoption

  • … sieht in der Leistung keinen Mehrwert → Aufgabenentfall
  • … sieht nicht den Mehrwert, den die Leistung kostet → Aufgabenentfeinerung → Aufgabenautomatisierung
  • … sieht einen hohen Mehrwert in der Leistung → Aufgabenautomatisierung → Aufgabenzusammenfassung
  • … wäre bereit, einen Betrag in der Größenordnung der Kosten zu bezahlen → Aufgabenauslagerung

Das Management Tool zum Kostenmanagement der Conmethos GmbH unterstützt das Vorgehen in den genannten Handlungsoptionen durch eine Reihe von Analysen und Vorlagen im Excel-, Word- und Powerpoint-Format – mehr Informationen unter www.conmethos.com.

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