Projektinitialisierung für ein Kostenmanagement Projekt
Projekte sind erfolgreich, wenn
- der Projektauftrag und die Projektplanung (Ressourcen, Zeiten, Meilensteine) klar definiert sind,
- die Projektpositionen passend besetzt sind (d.h. Projektleiter mit Managementfähigkeiten, Fachexperten zur Ausarbeitung der Ideen, …),
- die Widerstände gegen das Projekt transparent sind und eine entsprechende Maßnahmenplanung existiert (Change Management),
- ein Projektsponsor in angemessener Hierarchiestufe das Projekt unterstützt, hilft, Widerstände zu beseitigen und die nötigen Ressourcen (Mitarbeiter, Sachmittel, Zeit, …) sicherzustellen.
Für all diese Aufgaben des Projektmanagements werden Vorlagen und zugehörige Beispiele in den Conmethos Management Tools aufgezeigt. Die Vorlagen haben falls notwendig eine integrierte Ausfüllanleitung (gelbe Kommentarfelder – erscheinen bei Mauskontakt), die Ausfüllanleitung ist aber auch als separates Dokument aufrufbar.
Projektauftrag
Der Projektauftrag definiert die Projektzielsetzungen, ist die Freigabe der für das Projekt benötigten Ressourcen durch die Entscheidungsträger im Unternehmen und somit Voraussetzung für den Projektstart. Er dient der Vereinbarung der Projektrahmenbedingungen. Er ist die Basis für die Steuerung und Berichterstattung im Projekt. Er wird grundsätzlich „eingefroren“, um den Ausgangszustand zu dokumentieren. Veränderungen dürfen nur durch den Lenkungsausschuss vorgenommen werden.
Projektgremien (Rollen)
Für das Projekt ist eine temporäre Projektorganisation zu schaffen. Für die Beteiligten sind deren Aufgaben, deren Kompetenz und deren Verantwortung zu definieren sowie die konkrete Besetzung zu benennen.
Projektplanung
Die Projektplanung zeigt die für das Projekt eingesetzten Ressourcen, die Zeitplanung und die Meilensteine im Überblick auf. Im Kostenmanagement Tool ist hierfür eine MS-Excel-basierte Lösung aufgeführt, die sich im Projekteinsatz bewährt hat. Bei umfassenderen Planungen kann das Schema auf professionellere Tools wie MS-Project übertragen werden.
Die so erstellten Dateien werden in Ihrem Projektordner im Unterordner „1_Projektinitialisierung“ abgespeichert und können dort für die jeweiligen Meilenstein-Abschlussdokumentationen von Ihnen ergänzt und angepasst werden.
Wichtig für die Zielerreichung ist das Erkennen von Widerständen, Risiken und Konflikten. Der Umgang mit diesen muss angemessen erfolgen.
Im Rahmen des Kostenmanagement-Projektes müssen drei Aspekte behandelt werden:
- Team-Management:
- Die Effektivität im Team muss durch entsprechende Kommunikation sichergestellt sein
- Konflikte müssen früh erkannt und behandelt werden
- Für die Projektmitglieder müssen Nachfolgestellen gefunden werden
(wird hier – wegen der relativ kurzen Laufzeit eines Kostenmanagement-Projektes nicht behandelt, i.d.R. erfolgt nach dem Projekt eine Weiterarbeit in der bisherigen Linienfunktion)
2. Stakeholder-Analyse: Entwicklung einer „Stakeholder Map“ mit Unterteilung nach:
- Promotors: Wer unterstützt das Projekt aktiv?
- Hoppers: Wer hat keine festgelegte Meinung?
- Supporters: Wer unterstützt das Projekt?
- Opponents: Wer steht dem Projekt entgegen?
- Wer ist Meinungsbildner, d.h. beeinflusst mit seinen Ansichten andere?
- Wer ist Experte, dessen Fachwissen benötigt wird?
3. Kommunikationsplan:
- Mit welchen Medien wird im und über das Projekt kommuniziert?
- An wen wird in welchem zeitlichen Abstand kommuniziert?
