Kostenmanagement: Zielsetzung
Kostenmanagement in den „Overhead“-Bereichen setzt sich folgende Ziele:
- Die Schaffung von Transparenz über Leistungen, die im Gemeinkosten-/“Overhead“-Bereich erstellt werden.
- Die Ermittlung des Wertes dieser Leistungen beim Leistungsempfänger
- Die Identifizierung und Erschließung von Kosteneinspar-Potenzial
Diese Ziele sollen in dieser Reihenfolge abgearbeitet werden.
Die Schaffung von Transparenz über Leistungen, die im Gemeinkosten-/“Overhead“-Bereich erstellt werden
Im Overhead-Bereich einer Unternehmung bietet sich heute oft kein Ansatzpunkt für Verbesserungsmaßnahmen, weil der Ressourceneinsatz intransparent ist. Daher sind oft die Kosten für eine bestimmte Leistung – z.B. die Erstellung eines Berichts, die Prüfung einer Rechnung, das Anlegen eines Materialstammsatzes etc. – nicht bekannt. Das Kostenmanagement erhebt daher alle Kosten der einzubeziehenden Organisationseinheiten, erhebt die jeweilige Aufgabenwahrnehmung und identifiziert zugehörige Kostentreiber (z.B. Anzahl der Rechnungen, Anzahl der anzulegenden Stammsätze, …). Somit können dann die Kosten einer konkreten Leistung bzw. eines Kostentreibers ermittelt werden.
Die Ermittlung des Wertes dieser Leistungen beim Leistungsempfänger
Der Leistungsempfänger beurteilt die empfangenen Leistungen hinsichtlich des für ihn generierten Mehrwertes. Er kategorisiert die Leistungen, z.B. in Muss-Leistungen, Kann-Leistungen, überflüssige Leistungen, und benennt den monetären Gegenwert.
Die Identifizierung und Erschließung von Kosteneinspar-Potenzial
Durch die Gegenüberstellung der benötigten Kosten und des generierten (Mehr-)Wertes lassen sich unmittelbar Einsparpotenziale erkennen. Ferner werden im Laufe des Projektes durch entsprechende Analysen – z.B. wo liegen Schwachstellen in den Prozessen, in der Zusammenarbeit unterschiedlicher Bereiche, in der Koordination der Bereiche etc. – Verbesserungspotenziale erkannt und deren Nutzen und Umsetzungskosten quantifiziert. Die Potenziale werden erschlossen durch Handlungsoptionen wie
- Aufgabenentfall Beispiel: Wegfall von Berichten des Controllings
- Aufgabenzusammenfassung Beispiel: Alle IT-Betreuungsaufgaben werden organisatorisch zusammengefasst
- Aufgabenauslagerung Beispiel: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird outgesourct
- Aufgabenentfeinerung Beispiel: Eingangsrechnungen < 50 € werden nur noch stichprobenweise geprüft
- Aufgabenautomatisierung Beispiel: Zahlungseingänge werden durch Electronic Banking Software automatisch offenen Posten zugeordnet und gebucht
Charakteristisch für das Kostenmanagement ist eine anspruchsvolle Zielsetzung – meist ein Kosteneinsparziel in Höhe von 30-40% des betrachteten Kostenvolumens. Dies verhindert das Steckenbleiben bei „Marginal-Einsparungen“ wie beispielsweise „Ab sofort gibt es bei den internen Besprechungen keine Kekse mehr!“ oder „Wir drucken keine Farbfolien mehr!“
Das Kostenmanagement Tool der Conmethos GmbH unterstützt die genannten Zielsetzungen durch eine klare, strukturierte Vorgehensweise und eine Reihe von Excel-, Word- und Powerpoint-Dateien, die Vorlagen und Analysen zu den einzelnen Phasen der Vorgehensweise liefern.
