Projektmanagement – Änderungen im Projektablauf managen
In der Planungsphase wird ein Projekt detailliert geplant. Eine gute Planung – das zeigen Studien und Befragungen – ist erfolgskritisch im Projektmanagement. In der Durchführungsphase sollte nun alles so laufen wie in der Planphase geplant. Aber natürlich ist das eine Illusion. Viele Stakeholder werden Veränderungen des Ablaufs und der geplanten Aufgaben fordern, die dann zusätzlichen Aufwand, Kosten und Verzögerungen verursachen.
Um das auf ein Minimum zu reduzieren, sollte bei einer Änderung ein offizieller Antrag vom Verfechter der Änderung erstellt werden. Jeder Stakeholder, der eine Änderung beantragen möchte, sollte ein Change-Request-Formular ausfüllen wie es beispielhaft nachfolgend abgebildet ist.
Der Antragsteller muss die Änderung, die Notwendigkeit und den Einfluss auf das Projekt darlegen. Außerdem muss er einen Business-Case aufstellen.
Daraufhin muss der Projektsponsor / Projektauftraggeber eine Entscheidung treffen, ob der Änderungsantrag genehmigt oder abgelehnt wird. Wenn die Änderung genehmigt wird, legen der Sponsor und der Projektmanager ein Datum für die Umsetzung fest.
Aber nichts desto trotz sind meist korrigierende Maßnahmen notwendig. Es ist die Natur eines Projekts, dass es ein hohes Maß an Unsicherheit und Risiko gibt und somit viele Dinge nicht vorausgesagt und geplant werden können. Also sind Korrekturen notwendig, um Ist- und Soll-Zustand in Einklang zu bringen. Vielleicht muss auch der Plan geändert werden. Aber Planänderungen müssen immer vom Sponsor genehmigt werden.
Korrektive Maßnahmen, um „Ist“ an „Soll“ heranzuführen:
- Projektumfang / Funktionalität
- Reduzieren (z.B. bestimmte Funktionen einer Software werden nicht implementiert)
- Versionsbildung, Änderung von Prioritäten
- Externe Beauftragung von Teilaufgaben/Teilprojekten
- Personalkapazität
- Mehrstunden: Überstunden, Wochenendarbeiten, Urlaubsverschiebung
- Weitere Mitarbeiter, ggf. Externe
- Produktivität
- Ausbilden, Abschirmen
- Verbesserter Tool- und Methodeneinsatz
- Information, Motivation
- Dauer der Arbeitspakete am kritischen Weg kürzen
- Überlappungen vorsehen
- Abhängigkeiten eliminieren
- Rationalisierungspotential nutzen
Das Projektmanagement Tool der Conmethos gibt hier weitere, detailliertere Hinweise.
