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Projektmanagement – gute Kommunikation ist wichtig

Autor: Prof. Dr. Augenstein Juni 30, 2015 2 Kommentare

Wenn Projekte scheitern, dann ist meistens schlechte Kommunikation im Projekt oder mit Projektexternen die Ursache. Das belegen Studien und Umfragen unter Projektmanagern. Ein Management Tool zum Projektmanagement muss daher Werkzeuge und Hinweise für eine effektive Kommunikationsplanung und –durchführung enthalten.

In der Projekt-Planungsphase wird eine wohl durchdachte Kommunikationsplanung erstellt. Die Kommunikation muss sowohl zu (Projekt-externen) Stakeholdern als auch zum Projektteam gut geplant werden.
Für die Kommunikation zu den Stakeholdern wird ein Plan entwickelt. Eine essentielle Basis für diese Aufgabe ist die Stakeholderanalyse. In einem Kommunikationsplan wird beispielsweise festgelegt,

• wer (Anspruchsgruppen)
• wann (Zeitpunkt, Rhythmus)
• welche Informationen (Inhalt)
• in welcher Form (Medium)

erhalten soll. In einem Kommunikationsplan wird dies spezifiziert.

Abbildung 1: Beispiel für einen Kommunikationsplan aus dem Projektmanagement Tool der Conmethos

Die Daten für die Veröffentlichung der Kommunikation müssen überwacht werden. Die Kommunikationsplanungsaufgaben und die Daten können in ein Gantt-Chart integriert werden, das die gesamte Projektplanung zusammenfasst. Es wird empfohlen, einen Verantwortlichen für die Kommunikationsaufgaben im Projektteam festzulegen.

Für die Koordination und Kommunikation im Projektteam muss ein Teammanagement aufgesetzt werden, das die folgenden Punkte umfasst:

• Die Effektivität im Team muss durch entsprechende Kommunikation sichergestellt sein.
• Konflikte müssen früh erkannt und behandelt werden.
• Für die Projektmitglieder müssen Nachfolgestellen nach dem Projektende gefunden werden.

Hierfür müssen z.B. alle Kontaktinformationen der Projektteammitglieder festgehalten werden. Des Weiteren ist die Mitgliedschaft in den Gremien und Projektgruppen und deren Meetinghäufigkeit festzulegen. Die Verfügbarkeit der Projektmitglieder muss ebenfalls überwacht werden.

In der Projekt-Durchführungsphase wird diese Planung umgesetzt. Der Projektleiter ist während der Projektrealisierung dafür verantwortlich, dass alle Projektbeteiligten in ausreichendem Maße über den Projektfortschritt informiert werden. Dies kann in Form von schriftlichen Fortschrittsberichten, Projektsitzungen, Präsentationen, persönlichen Gesprächen o.Ä. erfolgen. Darüber hinaus hat das Projektteam für das „Projektmarketing“ zu den Stakeholdern (intern und extern) zu sorgen. Wesentliche Elemente sind hier:

• Kommunikation des Projekts unter einem eingängigen Titel
• erfolgsorientierte Darstellung des Arbeitsfortschritts
• regelmäßige Information von Entscheidungsträgern über den Projektfortschritt
• Gestaltung eines Projekt-Logos, Einrichtung einer Projekt-Webseite, Publizierung eines Projekt-Newsletters etc.

Für die Information und Kommunikation in einem Projekt sollten immer die folgenden Punkte im Hinterkopf sein:

• Grundsätze
  • Gehen Sie nicht davon aus, dass die Nachricht, die Sie senden, auch genauso ankommt.
  • Die schnellste und effektivste Kommunikation erfolgt zwischen Personen, die die gleichen Ansichten haben. Manager, die ein gutes Verhältnis zu ihren Mitarbeitern pflegen, haben wesentlich weniger Schwierigkeiten, mit den Mitarbeitern zu kommunizieren.
  • Die Kommunikation muss bereits in einem frühen Projektstadium eingerichtet werden.
• Filterung der Kommunikation nach oben
  • Für den Sender ist die Kommunikation unangenehm.
  • Der Empfänger kann die Information aus keiner anderen Quelle erhalten.
  • Mangelnde Mobilität oder mangelnder Status des Senders.
  • Unsicherheit
  • Misstrauen
• 4 Fragen für den Projektmanager
  • Mache ich es meinen Mitarbeitern leicht, mit mir zu sprechen?
  • Bin ich empfänglich für die Probleme meiner Mitarbeiter?
  • Versuche ich, die zwischenmenschlichen Beziehungen zu verbessern?
  • Versuche ich, mir die Namen und Gesichter zu merken?

 

Das Projektmanagement Tool der Conmethos gibt hier weitere, detailliertere Hinweise.