Kostenmanagement: Kostensenkung umsetzen

Kostenmanagement-Kostensenkung-umsetzen

Kostensenkungsmaßnahmen verpuffen oft wirkungslos. Daher muss ein Management Tool zum Kostenmanagement auch die Umsetzung der Kostensenkung unterstützen. Das Kostenmanagement Tool der Conmethos GmbH enthält sowohl eine strukturierte Sammlung von Ideen zur Kostensenkung als auch eine fundierte Umsetzung über sogenannte Maßnahmensteckbriefe.

In einer Liste von Verbesserungsideen sammeln die Anwender des Management Tools eine Reihe von Verbesserungsideen, die es nun weiter auszuarbeiten gilt. Als erster Schritt werden die Verbesserungsideen hinsichtlich ihres „Reifegrades“ beurteilt. Insbesondere die von der Projektleitung mit dem Prädikat „… weiter zu präzisieren …“ versehenen Ideen werden nochmals einer kritischen Prüfung durch die Projektleitung unterzogen, welches Potenzial in den Verbesserungsideen steckt und ob diese weiter verfolgt werden sollen.

Für die erfolgversprechenden Ideen und insbesondere die Ideen mit dem höchsten Einsparpotenzial werden zur weiteren Detaillierung Maßnahmensteckbriefe erstellt. Als handhabbar hat sich eine Anzahl von 30 bis 50 Maßnahmensteckbriefen erwiesen. Eine größere Anzahl stößt wegen Problemen in der Nachverfolgung und in der Regel wegen zu geringer Ressourcen zur Ausgestaltung und Umsetzung an Grenzen. Eine geringere Anzahl macht in der Regel wegen des dann geringeren Erfolgspotenzials wenig Sinn, zudem wird im Rahmen der Umsetzung die eine oder andere Maßnahme dann doch verworfen, ein ausreichend großer „Maßnahmenspeicher“ zur Erreichung des vom Management vorgegebenen Einsparziels ist dann notwendig. Sollen mehr Maßnahmen angegangen werden – z.B. im Rahmen eines Reorganisationsprojektes in einem Großunternehmen – so ist in der Regel ein Projektteam von mehr als 10 Projektmitgliedern sowie eine datenbankgestützte Verfolgung der Maßnahmen notwendig.

Ein erster Schritt ist daher, die mit den Verbesserungsideen erreichten Potenziale mit den Vorgaben des Managements abzugleichen und dann zu entscheiden, ob zusätzliche Ideen generiert oder bestehende konsequenter verfolgt werden müssen.

Für die Erstellung der Maßnahmensteckbriefe verfügt das Management Tool zum Kostenmanagement über eine Vorlage. Diese ist ein Excel-File, das aus den drei Blättern „Beschreibung“, „Chancen-Risiken“ und „Umsetzung“ besteht.

Maßnahmensteckbrief-BeschreibungMaßnahmensteckbrief-Chancen-RisikenMaßnahmensteckbrief-Umsetzung

Nach dem Rücklauf der Maßnahmensteckbriefe wird durch die Projektleitung eine Auswertung vorgenommen zur

  • Priorisierung von Maßnahmen und zur
  • Bündelung von Maßnahmen zu Maßnahmenpaketen

Die Priorisierung kann in drei Kategorien erfolgen:

  • Prio 1 – Umsetzen
  • Prio 2 – Umsetzen, falls ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen
  • Prio 3 – zurückstellen / Ersatzmaßnahmen

Priorisierungs-Kriterien können z.B. sein: Nutzen der Maßnahmen (in € oder in Punkten), Umsetzungsdauer, Umsetzungswiderstände. Auch hier enthält das Kostenmanagement Tool entsprechende Vorlagen.

Maßnahmenpakete können beispielsweise alle Anforderungen an die Überarbeitung einer Software wie z.B. SAP sein, wie sie aus den einzelnen Maßnahmensteckbriefen resultieren.

Weitere Werkzeuge zur Überwachung des Umsetzungs-Fortschritts, die ebenfalls im Management Tool enthalten sind, sichern der Projektleitung des Kostenmanagement Projekts eine Erreichung der Kosteneinsparziele des Managements ab.

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