Ressourcen-Auslastung überwachen mit ProjectLibre und dem Projektmanagement Tool der Conmethos
Ein Projekt steht und fällt mit den ihm zugeteilten Ressourcen, insbesondere den Projektmitarbeitern. Projekte konkurrieren um gute Personalressourcen, im einzelnen Projekt ist die Versuchung für den Projektleiter groß, die „Leistungsträger“ zu überlasten.
Daher ist die Einplanung und Steuerung der Personalressourcen in einem Projekt für den Projektleiter eine große Herausforderung. Wir zeigen Lösungen mit ProjectLibre und mit dem Projektmanagement Tool der Conmethos auf.
Einzelprojektplanung und -steuerung
Während der Planung und Zuteilung der Ressourcen auf einzelne Arbeitspakete muss der Projektmanager immer an die Gesamtauslastung der Ressourcen denken. Die OpenSource-Software ProjectLibre unterstützt dies, indem ein „Histogramm“ der Ressourcen angezeigt wird. Eine Unteransicht öffnet sich in der Balkenplan-Ansicht, wenn der „Histogram“-Button gedrückt wird. Der Projektmanager kann die Auslastung der Ressourcen dann über den im Balkenplan angezeigten Zeitraum sehen. Die einzelne Ressource muss ausgewählt werden. Die blau hinterlegten Balken stellen die Nutzung durch die ausgewählte Aufgabe dar.
Der Projektmanager kann nun bei Überlastung einer Ressource reagieren. Aufgabenzuordnungen können geändert, einzelne Aufgaben zeitlich verschoben werden.
Wenn Sie ein Projekt planen, sollte die Nutzung einer Ressource 100% nicht überschreiten! Überstunden für unvorhergesehene Ereignisse kommen von selbst!
In der Projektsteuerung kann dann die aktuelle Auslastung überwacht werden und ebenso Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Auch hier ist dann die durch ProjectLibre geschaffene Übersicht und Transparenz von Nutzen.
Multiprojektmanagement
Die Qualifikationen der Mitarbeiter, die für Projekte im Unternehmen in Frage kommen, muss festgehalten und ausgewertet werden. Hierfür steht im Projektmanagement Tool eine Datei zur Verfügung.
Da der Inhalt dieser Datei vertraulich ist, empfehlen wir einen Staff Manager einzurichten, der zur Personal-Abteilung gehört. Dieser Staff Manager verwaltet daraufhin diese Tabelle und die verschiedenen Anfragen der Projekte nach Mitarbeitern.
Wenn ein Projekt geplant wird, sendet der Projektmanager eine Mitarbeiteranfrage an den Staff Manager, wobei er die Qualifikationen, die die Angestellten haben müssen, genau beschreiben muss. Der Staff Manager entscheidet dann, welche Angestellten zu den jeweiligen Projekten gesendet werden. Die Entscheidung hängt von der Projektbewertung im Projekt-Portfolio-Management des Unternehmens ab. Auch hierzu liefert das Tool eine entsprechende Analyse. Außerdem kommt es auf die Verfügbarkeit des gewünschten Mitarbeiters an. Hier kommt eine weitere Datei des Projektmanagement Tools der Conmethos zum Einsatz.
Diese wird dazu benutzt, die Verwendung und Verfügbarkeit der Mitarbeiter für (neue) Projekte festzuhalten. Diese Datei muss vom Staff Manager verwaltet werden. Jede Woche kann ein Mitarbeiter bis zu vier Einträge machen – für Linien-Aufgaben und für bis zu drei Projekte. Die Verfügbarkeit wird dann vom Excel-Blatt berechnet. Der Staff Manager kann dann eine Entscheidung treffen basierend auf diesen Werten und basierend auf der Projekt-Priorisierung. Er entscheidet dann, ob die Anfrage nach Mitarbeitern, die vom Projekt kommt, ausgeführt werden kann oder nicht.
Eine detaillierte Anleitung für ProjectLibre und die gezeigten Dateien zum Multiprojektmanagement sind in unserem Projektmanagement Tool enthalten.
Hallo, toller Artikel, besonders für Anfänger wie mich. Für mich stellt sich nun aber die Frage, ob man als KMU Existenzgründer lieber auf Insellösungen verzichten sollte und sich Lösungen wie von SAP hingibt. Also damit meine ich SAP Business One welhe ja auch Software für die Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung beinhaltet. Was ist von solcher Business Software zu halten? Ist das besser?
beste Grüsse
Hallo CRM Planer,
vielen Dank für Ihren Kommentar. Viele kleine Unternehmen decken heute ihre Geschäftsprozesse mit selbstentwickelten Lösungen wie z.B. miteinander verknüpften Excel-Tabellen ab. Management Tools wie z.B. die der Conmethos GmbH bringen solche Excel-, Word- und andere Werkzeuge in einen sinnvollen Zusammenhang und Ablauf zur Lösung betrieblicher Problemstellungen – z.B. im Projektmanagement, im Strategischen Management, im Kostenmanagement oder im IT Service Management.
Die Einführung einer Standardsoftware wie SAP Business One ist grundsätzlich für jedes Unternehmen ein großes Projekt. Die Stärken solcher Softwarepakete sind die hohe Integration der abgedeckten Prozesse in einem Unternehmen (d.h. z.B. bei der Anlage eines Kundenauftrags wird auf vorhandene Preise und Konditionen im System zurückgegriffen, beim Schreiben einer Rechnung gleich in der Finanzbuchhaltung die Forderung gebucht etc.) und die ständige Anpassung der Software durch den Hersteller an neue Anforderungen (z.B. neue Gesetzgebung). Auf der anderen Seite müssen eigene Abläufe und damit auch Gewohnheiten im Unternehmen an die Funktionalität der Standardsoftware angepasst werden. Mit der Implementierung und der in den meisten Fällen notwendigen Unterstützung durch Berater kann eine Abhängigkeit entstehen, da man selbst “nicht mehr durchblickt”, was hinter den Bildschirmmasken passiert. Und der Einführungsaufwand ist auch nicht zu unterschätzen. Auch in kleinen Unternehmen wird dies durch Kauf von Software und Lizenzen, aber insbesondere durch die Kosten für die externe Beratung, die Schulung der Mitarbeiter etc. selten unter 20.000 € ablaufen. Sie müssen hier also bestimmte Annahmen treffen, was Sie im laufenden Betrieb durch die Software einsparen können (z.B. Vermeidung von Doppeleingaben, Reduzierung von Fehlern in der Bearbeitung etc.) und evtl. auch an nicht-monetärem Nutzen haben (z.B. Auswertungen “auf Knopfdruck”) und was auf der anderen Seite die Einführung kostet – Sie müssen also einen “Business Case” rechnen.
Insellösungen werden Sie aber immer noch benötigen. SAP Business One z.B. deckt mit seinem Funktionsumfang Finanzmanagement, CRM, Einkauf, Lager und Kostenrechnung ab. Andere betriebliche Themenstellungen wie z.B. eine Projektmanagement-Lösung – um zum Ausgangspunkt Ihres Kommentars zurückzukommen – werden Sie weiterhin als Insellösungen betreiben müssen.
Beste Grüße