6 Schritte zum Festhalten von Lessons Learned mit einem Projektmanagement Tool
Das Festhalten von Lessons Learned ist ein wertvolles Werkzeug für die Projektteams nachfolgender Projekte. Ein systematisches Festhalten der Lessons Learned ist leider in den klassischen Projektmanagement Tools kaum enthalten. Wie geht man hier systematisch vor? Das Lessons Learned Dokument wird zum Ende des Projektes hin erstellt, die Lessons Learned sollten aber auch Projekt-begleitend gesammelt werden um sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen zeitnah und präzise gesammelt werden. Ein solches Dokument können Sie sich selbst erstellen oder Sie können das Dokument verwenden, das im Projektmanagement Tool von Conmethos beinhaltet ist.
Das Dokument sollte nicht nur beschreiben, was schlecht gelaufen ist, sondern auch was im Projekt gut gelungen ist und anderen Projekten als “Vorbild” dienen kann.
Wie werden im Projektmanagement Lessons Learned identifiziert & festgehalten?
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Sparen Sie sich nicht alles für das Ende des Projektes auf.
Halten Sie schnelle Review Meetings ab, wenn Meilensteine erreicht werden. Regelmäßige Gespräche sind dafür bekannt, sich positiv auf die Teammotivation auszuwirken, denn dadurch werden direkt Tipps von Mitgliedern des Teams an andere weitergegeben. Dies verbessert letztendlich auch die Qualität des Projektes, da alle Mitglieder regelmäßige Einblicke in das komplette Projekt bekommen und sich nicht an das, was vor Wochen oder Monaten passiert ist, erinnern müssen.
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Konzentrieren Sie sich auf, das Warum und Wie.
Ein Lessons Learned Dokument ist nicht einfach ein Bericht der Ergebnisse des Projekts. Hier müssen Sie mehr ins Detail gehen: Welche Probleme gab es auf dem Weg und wie haben Sie diese gelöst? Welche Erkenntnisse haben Sie durch das Projekt erlangt und warum konnten Sie mit Hilfe dieser Erkenntnisse Arbeitsabläufe verbessern?
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Heben Sie Erfolge hervor.
Welche Strategien waren erfolgreich? Zu wissen, was gut funktioniert hat, ist genauso hilfreich wie zu wissen, was nicht funktioniert hat! Beantworten Sie diese Fragen:
- Was sollen wir anfangen zu tun?
- Was sollen wir aufhören zu tun?
- Was bereitet uns nach wie vor Schwierigkeiten?
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Beurteilen Sie jede Phase des Projekts.
Im Lessons Learned Dokument sollten alle Phasen des Projektes enthalten und bewertet sein, nicht nur Erfolge oder Misserfolge. Alle Phasen eines Projektes finden Sie in der Strukturierten Vorgehensweise.
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Finden Sie Übereinstimmungen im Team.
Ihr ganzes Team sollte mit den festgehaltenen Lessons Learned einverstanden sein und jeder sollte seinen Teil dazu beitragen. Die Erkenntnisse, welche Sie brauchen, sind die der persönlich an dem Projekt beteiligten Menschen!
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Schlussfolgerungen müssen stets zur Verfügung stehen.
Wäre es nicht eine Schande, durch den Prozess der Reflexion und der Lessons Learned zu gehen, nur damit diese Erkenntnisse später verloren gehen oder vergessen werden? Richten Sie eine Wissensdatenbank ein, in der jedes Team Lessons Learned speichern kann und stets Zugang zu den Informationen anderer Teams hat wie beispielsweise im Projektmanagement Tool von Conmethos.
